Réussir son Webinaire : la Checklist Indispensable

Comment être certain de ne rien oublier avant, pendant et après votre webinaire ? Pour que votre événement soit remarquable, inspirez-vous de notre checklist pour un évènement réussi.

Réussir son Webinaire : la Checklist Indispensable
Doriane Stagnol
Doriane Stagnol

Checklist pour un webinaire réussi : 14 étapes incontournables

Vous souhaitez organiser un webinaire, mais ne savez pas par où commencer ? Réaliser une visioconférence de qualité ne s’improvise pas. Captiver votre audience et atteindre vos objectifs requiert une préparation rigoureuse. Quelle est la procédure à suivre ? Quelles sont les étapes incontournables d’un séminaire en ligne ? Comment être certain de ne rien oublier avant, pendant et après votre prestation ? Pour que votre événement soit remarquable, inspirez-vous de notre checklist pour un webinaire réussi.

Préparer un webinaire réussi — les indispensables

1) Déterminez vos objectifs

Définir précisément votre but est une étape incontournable pour mettre au point un événement brillant. Cherchez-vous à vous vendre un produit ou une prestation ? À fidéliser votre clientèle ? À partager des connaissances ? Lister clairement vos objectifs permet d’adapter le contenu de votre webinaire au service de votre cause.

2) Ciblez votre audience

Atteindre vos objectifs implique de définir votre cible. À qui est destinée votre visioconférence ? Qui cherchez-vous à séduire, convaincre ou fidéliser ? Déterminer précisément à qui vous vous adressez permet d’orienter votre communication. Pour que celle-ci soit efficace, optez pour des contenus adaptés à votre audience.

3) Planifiez votre l’événement et sa préparation

Préparer un webinaire requiert plusieurs semaines. Listez et planifiez les actions à mener avant votre prestation. La date et l’horaire doivent être :

  • adaptés à votre cible (ex : le mercredi après-midi pour des lycéens…) ;
  • favorables à l’atteinte de vos objectifs (ex. : 15 jours avant l’ouverture des ventes de votre formation) ;
  • réalistes par rapport à votre charge de travail (à l’appréciation de chacun).

4) Préparez votre plan et vos supports

Vous avez déterminé vos objectifs et votre persona (cible). Vous savez quand aura lieu votre webinaire et en avez fixé la durée. Il est maintenant temps de préparer la structure de votre intervention et les documents adaptés pour soutenir votre discours : slides, questionnaires, infographie, etc. Ceci vous permettra de garder le fil, de guider votre auditoire et de l’impliquer dans la réunion virtuelle.

5) Déterminez la plateforme de diffusion

Vous avez fixé la tournure de votre visioconférence. Il vous faut maintenant choisir une plateforme satisfaisant aux exigences de votre webinaire. Celle-ci doit :

  • répondre à vos besoins fonctionnels : outils d’inscription, paiement en ligne, accessibilité sur tout type d’écrans, etc.  ;
  • garantir une bonne expérience utilisateur : facilité d’emploi, possibilités de personnalisation, favoriser la participation du public, etc.  ;
  • Être performante techniquement : qualité du son et de l’image, latence réduite, supporter les fortes audiences, etc. 

6) Communiquez sur votre événement en ligne et invitez les participants

Faites connaître votre événement avec une communication multicanal  : réseaux sociaux, articles de blog, newsletter, emails promotionnels, publicité, presse spécialisée… Les possibilités sont multiples. À vous de choisir en fonction de votre stratégie marketing (objectifs, cible, budget, planning). Quoi qu’il en soit, chaque opération de communication doit :

  • comporter des appels à l’action incitant à participer à votre webinaire ;
  • renvoyer vers une page de présentation avec un formulaire d’inscription.

7) Préparez le matériel nécessaire à une visioconférence réussie

Pour donner une visioconférence soignée, ne négligez pas vos outils :

  • une bonne connexion Internet : il vous faut un réseau stable avec un débit suffisant ;
  • un ordinateur fiable : opérez avec un appareil performant et de confiance ;
  • un microphone de qualité : un son médiocre fait fuir l’auditoire ;
  • une webcam : celle des ordinateurs ou des smartphones est habituellement satisfaisante. Testez-là !

8) Choisissez un lieu de captation approprié :

Pour réaliser une présentation impeccable, vous devez être détendu. Installez-vous dans un endroit où vous vous sentez bien. Cet espace doit être parfaitement silencieux et disposer d’une lumière adaptée à l’ambiance de votre événement. Visitez le site de tournage s’il vous est inconnu, effectuez des essais d’image et d’acoustique, réglez votre matériel à votre convenance…

Faire une répétition générale avant votre live est le meilleur moyen de contrôler votre préparation, de checker vos outils et vos contenus. Vous aurez encore le temps de procéder à quelques ajustements avant le grand jour.

Animer une visioconférence dynamique — les clés de l’engagement

9) Réalisez un live à votre image

Quel que soit l’objectif de votre webinaire, celui-ci doit être mémorable. Pour que votre audience sorte de votre présentation avec une vision positive et bien ancrée de votre prestation, travaillez l’identité visuelle de votre présentation. Marquez l’esprit de votre auditoire en personnalisant votre salle virtuelle : arborer les couleurs de votre société, affichez votre logo, brandissez vos avantages concurrentiels… Soignez votre image, mais surtout restez vous-même !

10) Captivez votre audience

Tenir une audience en haleine pendant toute la durée d’une conférence n’est pas chose facile. Pour cela, agrémentez votre présentation d’anecdotes captivantes, de chiffres chocs, d’infographies humoristiques… N’hésitez pas à user des techniques de storytelling. Illustrez vos propos avec des exemples réels, des comparatifs, des études de cas. Les supports conçus en amont seront pensés pour rythmer votre discours et soutenir l’attention de votre public.

11) Interagir avec votre communauté

Créer de l’échange est le meilleur moyen d’engager votre public. Il est primordial de lui produire une expérience aussi proche que possible d’un événement en présentiel. Faites-le participer autant que possible : proposez un questionnaire, un sondage d’opinion, des instants de réflexion, des sessions de questions-réponses. Les occasions d’impliquer l’assistance sont multiples. Toutes les plateformes n’offrent pas les mêmes fonctionnalités d’interaction. Optez pour une solution de visioconférence adaptée à votre projet. 

Suivre son audience et ses résultats : les actions à mener après le webinaire

12) Gardez le contact avec votre audience

Maintenir un contact rapproché avec votre public est très important. Juste après la visioconférence, envoyez un mail de remerciement aux participants. Consolidez le lien que vous avez commencé à tisser en leur offrant un contenu inédit à télécharger, une réduction exclusive pour votre prochaine session de formation, un code de parrainage… C’est aussi le bon moment pour diffuser un questionnaire de satisfaction : un instrument précieux pour évaluer vos performances et vous améliorer.

13) Recyclez votre webinaire

La plupart des plateformes de visioconférence permettent d’enregistrer votre live. Servez-vous du travail accompli en l’intégrant à d’autres stades de votre stratégie commerciale :

  • communiquez le lien du replay aux participants et aux absents dont vous avez les coordonnées ;
  • importez la vidéo sur votre site, votre chaîne YouTube… ;
  • partager le lien de rediffusion sur vos réseaux sociaux ;
  • utilisez un extrait de la vidéo pour promouvoir votre prochain webinaire…

14) Évaluez vos performances

Avez-vous atteint les objectifs que vous vous étiez fixés ? Pour le savoir, renseignez maintenant une grille d’évaluation construite selon vos critères. Cela peut être :

  • la fréquentation de l’événement ;
  • le taux de participation du public pendant le webinaire (ex. : 2 personnes sur 3 se sont exprimées dans le chat) ;
  • le taux de téléchargement d’un contenu offert lors de la visioconférence ;
  • le taux d’ouverture du mail de remerciement ;
  • le nombre de nouveaux contacts acquis.

Checklist d’un webinaire réussi — récapitulatif

Le webinaire est un format très intéressant à tous les niveaux d’un processus marketing. C’est un moyen très efficace de générer des leads et d’engager sa communauté. Pour que cela soit une véritable réussite, une visioconférence nécessite une préparation méthodique. Chaque étape est stratégique. Récapitulons les actions les plus importantes pour réaliser une visio qui convertit :

  • définir un objectif clair ;
  • viser une cible précise ;
  • programmer le webinaire, ses préparatifs et son suivi ;
  • établir le plan et confectionner les supports visuels ;
  • choisir une plateforme de diffusion appropriée ;
  • communiquer sur l’événement et susciter les inscriptions ;
  • contrôler le matériel requis ;
  • décider du lieu de tournage ;
  • asseoir son identité ;
  • captivez l’attention de l’audience ;
  • favoriser les interactions avec les participants ;
  • maintenir le lien avec son public ;
  • réutiliser le webinaire ;
  • évaluer ses performances.

Il s’agit là de la procédure générale pour produire, animer et suivre un webinaire de qualité. Évidemment, chaque projet a ses particularités. Le format et le contenu doivent s’y adapter. Maintenant, c’est à vous de jouer : créez tout de suite votre premier webinaire !