Choisir sa plateforme de webinaire : les 6 critères ultimes à prendre en compte 

Quand on organise un évènement virtuel, choisir sa plateforme de visioconférence est une tâche importante à ne pas prendre à la légère. En effet, que vous planifiez un webinaire, une réunion à distance, une formation en ligne ou un concert virtuel, la réussite de votre évènement dépend en grande partie de la qualité et de la performance de l’outil de visio utilisé. Au vu du nombre grandissant de ce type de plateforme sur le marché, il n’est pas toujours facile de faire le bon choix. Dans cet article, nous vous délivrons les 6 critères essentiels à prendre en considération pour sélectionner la bonne plateforme, celle qui permettra de diffuser efficacement votre contenu.

1. Le nombre de participants et la durée de chaque session

Sur certaines plateformes, le nombre de participants ainsi que la durée d’une présentation sont restreints.

Sur Zoom, par exemple, les sessions de groupe sont limitées à 40 minutes et à 100 participants maximum pour le niveau gratuit.

Vérifiez bien ce critère si vous organisez un évènement pour de grands groupes. Cela vous évitera d’être interrompu en pleine réunion ou que certaines personnes ne parviennent pas à se connecter.

2. La facilité d’utilisation de l’outil

L’accès à la plateforme doit être simple et rapide.

Devoir installer un logiciel ou télécharger une application supplémentaire pour accéder à la réunion peut être fastidieux. L’idéal serait que la plateforme soit accessible directement via le navigateur. De même, préférez un outil utilisable sans inscription ou création de compte.

Les participants doivent également pouvoir se connecter facilement où qu’ils se trouvent. Aussi, assurez-vous que la plateforme soit accessible aussi bien depuis un ordinateur que via une tablette ou un smartphone.

De votre côté, afin de vous faciliter la tâche et pouvoir donner une présentation fluide, privilégiez une solution facile à prendre en main.

Une plateforme de visioconférence intuitive permet de profiter d’une expérience agréable aussi bien du côté de l’hôte que des participants à un évènement à distance.

3. Les outils d’interaction et de communication disponibles

Qui dit évènement virtuel dit interactivité. C’est la base de tout évènement en ligne réussi. Captiver l’audience, créer de l’engagement peut être difficile lorsque chacun se trouve derrière son écran. Il est important que la plateforme que vous choisissez dispose des fonctionnalités permettant d’interagir avec le public mais aussi aux participants d’interagir entre eux. Pour une expérience optimale, ces quelques options sont indispensables :

• un module live chat qui permet aux participants d’intervenir par écrit via la messagerie instantanée.
• un tableau interactif permettant à tous d’annoter les informations directement sur l’écran tactile ;
• un outil de sondage pour récolter en temps réel les opinions des invités ;
• la possibilité de sous-salles pour les ateliers par groupe ;
• le partage de fichiers pour éviter la perte de temps lié à l’envoi d’un fichier par mail, puis le téléchargement sur l’ordinateur ;
• le partage d’écran afin de faire des démonstrations ou présenter des documents préparés en amont.

4. Les autres fonctionnalités d’une solution de visioconférence

Certaines options sont pratiques et peuvent vous faciliter grandement l’organisation de votre évènement. Par exemple :

• la fonction d’enregistrement qui est très utile pour pouvoir exploiter la vidéo ultérieurement à des fins marketing ou pour partager l’enregistrement aux absents ;
• le calendrier grâce auquel l’organisateur peut planifier ses évènements ;
• l’envoi d’invitation qui permet à l’hôte d’envoyer des invitations directement depuis la plateforme ;
• des outils d’analyse de données pour pouvoir recueillir les statistiques de l’évènement. Très important pour améliorer vos prochaines présentations.

5. Le tarif de la solution de visioconférence

Il existe de nombreuses plateformes de visioconférence gratuites sur le marché. En fonction de votre évènement, celles-ci peuvent très bien convenir. Toutefois, sur la plupart de ces outils, le nombre de participants et le temps de réunion sont limités et il est nécessaire de passer à la version payante pour aller plus loin. Et les prix varient beaucoup d’une solution à l’autre.

Un outil qui semble intéressant à première vue ne l’est pas forcément sur le long terme. Parfois, il faudra payer un tarif élevé et passer à chaque fois au niveau supérieur pour bénéficier des fonctionnalités les plus intéressantes.

Avant de vous lancer, faites un comparatif détaillé en fonction de vos besoins.

6. La sécurité et la confidentialité de la plateforme

Les outils de visioconférence sur le marché possèdent généralement un haut niveau de sécurité avec un chiffrement de bout en bout afin de garantir la confidentialité des échanges dans les salles de réunion en ligne.

Toutefois, à l’heure où les fuites de données et les cyberattaques sont réelles, renseignez-vous sur le cryptage des informations et préférez une solution qui fait de la sécurité une véritable priorité. Cela est d’autant plus vrai si les échanges que vous avez sur la plateforme concernent des sujets sensibles ou confidentiels.

La plateforme Zoom se retrouve souvent au milieu de polémiques concernant la sécurité de la plateforme. On a découvert notamment des failles de sécurité importantes qui ont permis à des personnes malveillantes de prendre le contrôle d’un ordinateur à distance sans que la victime ne s’en aperçoive.

Cela peut également concerner la sécurisation de l’accès à la réunion. Comment les participants accèdent-ils à l’évènement ? Avec un mot de passe individuel à la suite de la création d’un compte ? Via un lien de connexion identique pour tout le monde ? Faut-il l’approbation de l’hôte pour se connecter ?

Il est évidemment plus sûr d’attribuer un mot de passe à usage unique que d’ouvrir l’accès à tout le monde via un lien. À vous de voir en fonction du type d’évènement. L’idée n’est pas non plus de trop alourdir la procédure d’inscription et de connexion.

Désormais, vous avez toutes les cartes en main pour bien évaluer les différents outils sur le marché. Choisir sa plateforme de visioconférence n’a jamais été aussi simple. Si vous êtes à la recherche d’une solution performante et complète, Lemon est la plateforme qu’il vous faut. C’est un outil permettant de diffuser des contenus interactifs. Avec ses nombreuses fonctionnalités comme le paiement intégré, la gestion des tickets, le calendrier, le partage de documents et plus encore, Lemon vous aide à gérer vos évènements d’une façon simple et efficace. Inscrivez-vous gratuitement pour commencer à tester l’outil.

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