Organisation d'un évènement en ligne : évitez ces 9 erreurs fréquentes !

Organiser un évènement en ligne nécessite une préparation minutieuse : le programme, les invitations, la logistique, la scénographie, etc. Toutefois, même avec une bonne organisation, on n’est pas à l’abri de quelques faux pas qui risquent de compromettre la réussite de notre évènement virtuel et entacher ainsi notre professionnalisme. Aussi, dans cet article, nous vous présentons les 9 erreurs courantes à éviter si vous souhaitez offrir une expérience digitale mémorable à votre audience.

Ne pas établir d’objectifs précis

C’est la base de tout projet mais, parfois, par manque d’expérience ou par manque de compétences, les objectifs ne sont pas correctement définis en amont. Non seulement vous allez vous éparpiller dans votre communication, mais le planning que vous allez élaborer ne sera pas pertinent.

Il est donc essentiel que vous répondiez à ces questions de la manière la plus précise possible :

• qui sont vos cibles ?
• Quelles actions souhaitez-vous que le public accomplisse à l’issue de l’évènement ?

Les réponses devraient vous permettre d’orienter vos actions pour les prochaines étapes. Aussi, c’est en fixant des objectifs clairs que vous serez en mesure d’établir un programme cohérent et à forte valeur ajoutée pour le public.

L’avantage des évènements en ligne est que vous avez la possibilité de recueillir en temps réel certaines statistiques intéressantes (temps passé, interactivité, etc.) ainsi que les réactions de votre audience. Si vos objectifs sont flous, il sera difficile d’exploiter toutes ces données.

S’y prendre au dernier moment

On serait tenté de penser qu’organiser un évènement en ligne est simple et rapide car les contraintes logistiques seraient moindres par rapport à un évènement en présentiel.

Grosse erreur ! Planifier un évènement virtuel, que ce soit un concert, une réunion professionnelle, un webinaire, une masterclass ou un cours de soutien nécessite un temps de préparation adapté.

En étant informé assez tôt, le public pourra s’organiser afin d’être présent le jour-J. Par ailleurs, si vous souhaitez booker certains intervenants ou artistes particulièrement sollicités, il est plutôt recommandé de vous y prendre assez tôt.

Et n’oubliez pas qu’il y a toujours des imprévus ! Une bonne anticipation vous permettra d’avoir une marge de manœuvre si des ajustements sont nécessaires.

Organiser un évènement en ligne trop long

D’une manière générale, les évènements qui durent trop longtemps ennuient rapidement les participants. Cela est d’autant plus vrai quand ceux-ci se passent en ligne. Sollicité de tout part, le public décroche vite derrière leur écran.

La solution ? Découper l’évènement en plusieurs sessions de 30 minutes, par exemple, ou encore l’étaler sur plusieurs jours.

Utiliser des supports de présentation insipides et monotones

Pour pallier l’absence de rencontre physique et rendre votre évènement vivant, misez sur des supports visuels attractifs et originaux : des slides animés, des vidéos, etc. Ainsi, vous marquerez les esprits et éviterez que votre audience ne s’ennuie.

Toutefois, attention ! Des visuels trop chargés en couleur et en texte fatiguent l’œil.

Négliger le lieu de l’évènement

Même si l’évènement est digital, un lieu bien pensé est très important pour rendre votre évènement mémorable.

La décoration, la lumière, l’ambiance sonore font partie de l’expérience que vous offrez à l’audience. Une mise en scène soignée et cohérente permettra au public d’être totalement immergé dans l’univers dans lequel vous souhaitez le transporter.

Cela est d’autant plus vrai pour les évènements comme les concerts ou encore les représentations théâtrales.

Pour les évènements corporate, n’hésitez pas à mettre en arrière-plan des supports arborés du logo de l’entreprise.

Ne pas communiquer correctement sur l’évènement

Communiquer correctement c’est choisir les bons canaux pour promouvoir l’évènement virtuel. Ne comptez pas sur le bouche-à-oreille. Ayez une stratégie bien ciblée pour que votre annonce soit vue des bonnes personnes.

Soyez créatif et utilisez tous les moyens à votre disposition : newsletters, campagne d’emailing, stories, marketing d’influence, etc.

Toutefois, sachez que chaque réseau social a sa propre particularité. Par exemple, il ne serait pas pertinent de promouvoir un concert de rock sur LinkedIn. À vous d’analyser où se trouve votre public.

Au plus tard, 4 semaines avant le jour-J est un délai convenable pour commencer à communiquer sur l’évènement.

Choisir une plateforme non adaptée

La réussite de votre évènement dépend en grande partie de la technologie que vous allez choisir pour sa retransmission. Choisir un outil trop complexe à utiliser ou qui ne remplit pas correctement ses fonctions risque de refroidir le public.

Votre choix va dépendre bien évidemment du type d’évènement que vous organisez. Dans tous les cas, vous aurez besoin d’une plateforme de visioconférence performante et intuitive.

Pour que ce soit plus simple, réfléchissez en amont au déroulement de la rencontre, puis, listez en détails vos besoins. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui pourraient vous être utiles :

• un outil de live tchat ;
• le partage d’écran ;
• un tableau digital ;
• une salle privée pour des ateliers en groupe ;
• un système de paiement intégré ;
• etc.

Ne pas prévoir un temps d’échange avec le public

L’interactivité est essentielle pour qu’un évènement digital soit réussi. En ignorant les participants pendant le live, vous risquez de perdre une grande partie de votre audience.

Programmez ainsi un temps pour que le public participe, interagisse entre eux ou avec les animateurs. En fonction de l’évènement, cela peut prendre plusieurs formes : sessions de questions/réponses, live tchat, ateliers virtuels par petits groupes, sondages, etc.

Ne pas prévoir de suivi après l’évènement

Que vous organisiez un webinaire, un cours, une masterclass ou un lancement de produit, prévoir des actions marketing après l’évènement est important pour deux raisons :

• recueillir les avis des participants afin d’améliorer les prochaines manifestations ;
• continuer à stimuler leur engagement et les fidéliser. L’idée est de maintenir leur intérêt pour vos offres jusqu’au prochain évènement

Pour cela, préparez des sondages, des questionnaires qui seront prêts à être envoyés.

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