7 conseils pour organiser un évènement virtuel réussi
Découvrez comment organiser un évènement virtuel grâce à cet article qui vous donne 7 conseils pour y arriver facilement !
Les 7 règles d’or pour préparer un évènement en ligne
Les évènements à distance ont le vent en poupe ces dernières années en raison de la liberté et de la flexibilité qu’ils offrent. Aujourd’hui, nous pouvons assister à une conférence, un cours ou un concert qui se passe à l’autre bout du monde depuis le confort de notre canapé, à l’ombre d’un cocotier sur une plage, à l’aéroport entre deux vols, etc. Du côté des organisateurs, les avantages sont également nombreux : des coûts réduits, la possibilité de toucher plus de monde, moins de logistique à gérer, plus de flexibilité, etc. Pour autant, organiser un évènement virtuel ne s’improvise pas. Il faut un minimum de préparation et d’organisation. Dans cet article, nous vous dévoilons les 7 règles d’or à respecter pour créer un évènement en ligne réussi.
1. Organiser un évènement virtuel avec un programme de qualité
Le programme idéal propose des contenus à forte valeur ajoutée qui répondent aux besoins de votre public cible ainsi que des intervenants de qualité reconnus pour leur expertise. N’hésitez pas à offrir des contenus variés et originaux. Ainsi, si le sujet s’y prête, pourquoi ne pas alterner entre période de travail intense et pause ludique pour dynamiser l’expérience ?
Présentez à l’avance le planning pour que le public sache à quoi s’attendre. Toutefois, il peut être intéressant de garder un peu de suspens pour titiller leur curiosité. Vous pouvez, par exemple, annoncer une exclusivité réservée aux seuls inscrits : un invité surprise, du contenu qui ne sera dévoilé que le jour-J, etc.
Préparez soigneusement en amont les différents outils et ressources qui seront partagés aux participants : cours, données, études, vidéos, exercices, etc.
2. Bien choisir le lieu de l’évènement
Étant donné l’absence de participants en présentiel, il pourrait être tentant de bâcler le choix de l’endroit d’où l’évènement sera retransmis. Grosse erreur ! Le lieu joue un rôle important dans la réussite d’un évènement à distance.
Plusieurs paramètres sont à prendre en compte. Pensez à vérifier les installations techniques. Est-ce que les branchements électriques sont suffisants ? Au niveau de l’éclairage, des sources lumineuses supplémentaires sont-elles à prévoir ? Et qu’en est-il de l’esthétique ? De la décoration ? Pas besoin d’un grand hall d’exposition ou d’une immense salle de conférence. L’essentiel est que le lieu et les décors restent cohérents avec le thème de la rencontre.
3. Simplifier le processus d’inscription
Le processus d’inscription doit être fluide, simple et rapide. Une procédure longue et trop compliquée risquerait d’en refroidir plus d’un. Un court formulaire à remplir avec les informations de base ferait très bien l’affaire.
Si l’évènement est payant, privilégier un système simple, fiable et sécurisé (comme Lemon !) Pensez également à proposer plusieurs méthodes de paiement : carte bancaire, paiement électronique comme Paypal, et maintenant le Bitcoin, etc.
Vous pouvez faire appel aux sites proposant une billetterie en ligne. Mais sachez qu’il existe également des plateformes sur lesquelles le système de paiement est déjà intégré.
4. Communiquer de manière efficace
Votre communication constitue l’un des grands piliers qui fera de votre évènement en ligne une réussite.
Si vous avez un site internet, créez une page d’accueil détaillée et professionnelle, avec un contenu bien construit et convaincant. Vous avez une liste de contacts ? Parfait ! Pourquoi ne pas mettre en place une campagne d’e-mailing, des e-mails à intervalles réguliers qui feraient office de rappel ?
De même, les réseaux sociaux sont d’excellents moyens pour toucher du monde.
Vous pouvez, par exemple, créer un teaser, mettre en place un compte à rebours, prévoir des sessions de questions-réponses pour répondre aux interrogations du public, etc. Les possibilités sont nombreuses. À vous de voir quel canal convient le mieux à votre projet. Dans tous les cas, soyez créatif et innovant.
5. Opter pour une plateforme intuitive
L’aspect technologique tient une grande place dans la réussite d’un évènement virtuel. Il existe aujourd’hui de nombreux sites permettant de diffuser du contenu en ligne, en direct ou pré-enregistré.
Choisissez une plateforme accessible et facile à utiliser pour les participants. Il ne faut pas que ces derniers aient à installer plusieurs applications. L’idéal serait que l’outil réunisse toutes les fonctionnalités utiles aussi bien à l’organisateur qu’au public : la vente de tickets, le paiement, la visioconférence, le partage de documents, etc.
Mais avant de faire votre choix, réfléchissez au contenu qui composera l’évènement digital. Est-ce qu’il y aura des présentations à faire ? Dans ce cas, vous aurez besoin d’un système de partage d’écran ou d’un tableau virtuel. Le public sera-t-il invité à réagir par des commentaires écrits ? Il vous faudra voir la faisabilité d’un live chat.
Il est essentiel que l’expérience soit intuitive et fluide. N’hésitez pas à mettre à disposition des outils pédagogiques ou des guides d’utilisation pour expliquer l’accès ou l’utilisation de la plateforme que vous aurez choisie.
6. Créer un évènement en ligne interactif
L’interactivité joue un grand rôle dans la réussite d’un évènement virtuel.
Il est difficile de garder un public concentré pendant de longues heures, surtout quand la personne est toute seule derrière son téléphone ou son ordinateur. Il faut que l’audience reste captivée par ce qui se passe à l’écran. L’animation doit donc être dynamique.
Aussi, pour que la rencontre soit conviviale, n’hésitez pas à mettre en place des contenus interactifs et collaboratifs comme des sondages, des quiz, des live chats, des séances en petits groupes dans des salles de réunion virtuelles, etc.
Impliquez le public, posez des questions, invitez les participants à donner leur avis. L’expérience ne doit rien avoir à envier à un évènement physique.
7. Ne pas négliger l’après
Le travail ne s’arrête pas quand l’évènement est fini. Il est important de faire un suivi auprès des participants pour recueillir leur avis concernant l’évènement auquel ils ont assisté. Pour ce faire, vous pouvez envoyer une enquête de satisfaction.
De même, comme dans tout projet, il est nécessaire d’analyser les données en votre possession : le nombre de participants en temps réel, l’intervention qui a eu le plus d’engagement, le temps passé sur certaines sessions, etc.
L’objectif étant de pouvoir mieux préparer et améliorer les futurs évènements.
Enfin, afin d’asseoir votre expertise et garder une relation privilégiée avec le public, n’oubliez pas d’envoyer un message de remerciement ainsi qu’un récapitulatif de l’évènement aux participants. Cela peut prendre la forme de vidéos retraçant les moments forts de la rencontre ou encore de documents écrits synthétisant les points abordés.
Désormais, vous avez toutes les cartes en main pour offrir une expérience mémorable à votre public. Vous souhaitez organiser un évènement virtuel ? Lemon est une plateforme de visioconférence qui vous permet d’avoir sur un seul site toutes les fonctionnalités nécessaires à sa réussite : un système de paiement intégré, la gestion de tickets, le partage de documents, un calendrier, etc. Inscrivez-vous gratuitement pour commencer à organiser votre évènement virtuel !
