Organiser un webinaire : comment structurer une visioconférence ?

Pour être une réussite, votre événement virtuel doit être captivant. Maintenir une audience en haleine du début à la fin d’une visioconférence ou d’un cours en ligne n’est pas une chose facile. Rassurez-vous, il existe des techniques pour y parvenir. De la structure de votre discours aux méthodes pour créer de l’interaction, voyons comment organiser un webinaire saisissant.  

Le fond : apportez de la valeur ajoutée

Pour que votre webinaire ait lieu, vous avez d’abord dû attirer du public à votre événement. À travers votre page de vente et votre communication promotionnelle, vous avez su convaincre les participants qu’ils tireraient un bénéfice à vous accorder leur temps et leur confiance. Vous leur avez fait une promesse que vous devez maintenant tenir !

Pour que votre webinaire soit captivant, il doit bien sûr avoir du fond, être véritablement intéressant. Vous devez livrer un contenu centré sur les questionnements de votre audience et y répondre concrètement.

Ce conseil paraît basique et évident. Sauf qu’il n’est pas toujours si simple de fournir une réelle plus-value et de se démarquer des autres créateurs. Avant de déployer votre art oratoire, travaillez sérieusement votre apport de matière et votre angle d’attaque.

Le format : adaptez-le à votre contenu et votre audience

Plusieurs formats de webinaire sont envisageables. Vous avez notamment le choix entre ces quatre options :

• Conférencier unique. Vous vous adressez seul à l’auditoire.
• Interview. Vous invitez un expert à répondre à vos questions et éventuellement à celles du public.
• Discussion. Plusieurs orateurs s’expriment sur la problématique du webinaire avec intervention ou non des spectateurs.
• Questions-réponses. Vous répondez aux questions de votre audience.

Ce choix est à raisonner en fonction de vos objectifs et de votre capacité à animer une réunion en ligne. Selon le nombre d’intervenants et du type de participation souhaitée, il faudra probablement vous faire assister d’un modérateur, nommer un chef de conférence…

👉 Vous voulez en savoir plus ? Voici 7 conseils pour organiser un événement virtuel.

Quant à la durée d’un webinaire, 45 à 60 min est un timing moyen efficace. Cela permet :

• d’être suffisamment long pour développer vos connaissances ou arguments ;
• d’être suffisamment court pour ne pas perdre le public en route ;
• d’avoir du temps pour une session de question-réponse à la fin ;
• d’être attractif pour les prospects au moment de la promotion ;

Vous pouvez structurer votre réunion sur cette base-temps :

• 5 minutes d’accueil ;
• 5 à 10 min de présentation (intervenants, buts et programme du séminaire) ;
• 20 à 30 minutes d’exposé ;
• 10 à 15 minutes de questions-réponses, sans oublier les remerciements.

La forme : structurez et illustrez votre discours

Encore plus qu’en présentiel, maintenir la concentration et l’intérêt d’un public plus de quelques minutes est extrêmement difficile. Pour tenir les participants en alerte durant tout le webinaire, il est nécessaire d’être clair et visuel.

Une trame claire et fluide 

Pour que votre public adhère à votre discours et qu’il comprenne bien vos propos, votre intervention doit être organisée. À la manière d’un cours, découpez votre séminaire en chapitre (introduction, développement, conclusion).

Annoncez votre sommaire en introduction. Vous pouvez aussi diffuser votre plan à chaque participant sous la forme d’une feuille de route.  

Dans votre développement, hiérarchisez les informations par ordre décroissant d’importance ou bien de manière logique si vous poussez un raisonnement. 

Des supports visuels attractifs

Préparez des supports attractifs et personnalisés pour soutenir votre discours : images, animations, tableaux, graphiques, photos, extraits vidéos…

Vous utiliserez très certainement un diaporama pour tenir le fil et guider votre audience. C’est parfait pour y insérer vos visuels. Veillez toutefois à ce que vos diapositives soient simples, courtes, avec très peu de texte et une seule idée par slide.

Vous pouvez aussi distribuer un document interactif que vos auditeurs remplissent au cours du séminaire. C’est un excellent moyen de les impliquer, de capter leur intérêt et de laisser une trace de votre intervention.

Adapter vos supports à votre personnalité et à votre persona est indispensable. Vous pouvez aller plus loin en concevant quelque chose de plus spécial, d’un peu original. C’est une bonne méthode pour atteindre 3 de vos objectifs : 

• maintenir l’attention ;
• vous différencier des concurrents ;
• marquer les esprits par votre identité et votre marque.

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Le dynamisme : engagez le public à participer

La grande force du webinaire est d’établir une connexion directe entre le créateur de contenu et son public. Ce contact privilégié est une occasion en or de démontrer son expertise et d’asseoir sa légitimité.

Raffermir cette proximité par l’interaction est la clé du succès. Vous soutiendrez l’attention de votre audience tout en augmentant votre capital confiance et sympathie.

Dans le cadre d’une formation ou d’un cours en ligne, l’aspect ludique est indispensable. Vos élèves retiendront mieux la leçon en participant et en s’amusant un peu.

Les meilleurs moyens d’engager les gens dans votre visioconférence sont :

• le chat : invitez-les à s’exprimer par message ;
• les questions-réponses : oralement, incitez les personnes qui vous suivent à prendre la parole ;
• des sondages ou exercices en ligne : proposez-leur un questionnaire ou une recherche à effectuer ;
• des documents interactifs : donnez accès à un pdf interactif en support de votre conférence pour faciliter la prise de notes, réaliser un QCM, etc. 

En plus de faire adhérer votre cible à votre discours, ces petites tactiques leur donneront probablement envie d’assister de nouveau à l’un de vos événements. Il existe d’autres astuces. Pour les connaître, consultez l’article « Webinaire interactif : 10 techniques pour augmenter l’interaction ! »

Organiser un webinaire avec Lemon (= les outils)

Lemon permet au créateur de contenu de monétiser facilement leurs savoirs en ligne (cours, coaching, meeting payant, etc.). Elle n’en est pas moins adaptée à la diffusion de toute forme de visioconférence (payante ou gratuite), dont les webinaires. Voici les points forts de notre solution :

• pas de limite de temps ;
• jusqu’à 5 000 participants ;
• une technologie vidéo haute qualité, sans compression et sans latence ;
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• un système de paiement inédit en euros, dollar et livres sterling ;
• l’édition automatisée de factures selon la législation du pays d’immatriculation de votre société ;
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Et encore bien d’autres raisons d’utiliser Lemon !

Voilà, vous savez maintenant comment organiser un webinaire. Si vous mettez sur pied un événement avec un fond intéressant, une forme et un format efficaces et que vous y ajoutez diverses opportunités d’interactions, le tour est joué.

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P-S : Nous avons parlé ici des méthodes permettant d’organiser un webinaire en lui-même. Mais réaliser un séminaire en ligne ne se résume pas au temps de votre live. Les phases de préparation, de promotion ainsi que l’après webinaire sont toutes aussi importantes.