Réunions virtuelles : les avantages et les inconvénients

Vous avez toujours rêvé de travailler à votre compte sans avoir à quitter votre domicile ? L’essor des plateformes de visioconférence vous apparaît comme une belle opportunité de toucher un public aux quatre coins du monde ?

Réunions virtuelles : les avantages et les inconvénients
Doriane Stagnol
Doriane Stagnol

Visioconférences : les dessous de la communication digitale 2.0

Vous avez toujours rêvé de travailler à votre compte sans avoir à quitter votre domicile ? L’essor des plateformes de visioconférence vous apparaît comme une belle opportunité de toucher un public aux quatre coins du monde ? Salarié, indépendant, retraité ou chômeur : quel que soit votre statut, vous pouvez bénéficier de ce mode de communication digitale. Si vous vous interrogez encore sur le bien-fondé du télétravail, ne cherchez pas plus loin. Dans quelques minutes, vous saurez tout des avantages et des inconvénients des réunions en ligne. Suivez le guide !

Définition et fonctionnement d’une réunion virtuelle

« Se réunir à distance » : en quoi ça consiste ?

À la manière d’un meeting ou d’un séminaire, la web conférence rassemble un organisateur et un groupe de participants. La différence majeure réside dans la tenue de cette rencontre en distanciel. En effet, à condition d’avoir un ordinateur et une bonne connexion internet, chacun peut y prendre part d’où il le souhaite. Nul besoin de bloquer votre emploi du temps pour y assister en présentiel !

La communication en temps réel se révèle tout aussi efficace en ligne, et souvent plus productive, plus motivante. De fait, la collaboration occupe une place centrale, offrant ainsi l’opportunité de repenser les interactions au sein d’une entreprise, d’un cours particulier ou d’un coaching commun.

Comment se déroule une visioconférence ?

En amont, l’organisateur envoie à tous les intéressés un mail d’invitation avec la date, l’horaire, le lien et les codes nécessaires à la connexion. Par la suite, les destinataires accèdent à l’espace virtuel dédié à leur entrevue, ainsi qu’à tous les documents et supports préparés en amont.

Puis, pendant la réunion, plusieurs possibilités d’interagir existent :

  • le partage d’écran pour montrer d’autres fichiers ou des procédures particulières à l’auditoire,
  • l’utilisation d’un tableau blanc pour écrire ou dessiner,
  • l’activation du bouton « lever la main » si l’on souhaite intervenir ou poser une question,
  • le chat pour échanger avec tous les autres participants.

Après l’entrevue, toutes les ressources utilisées au cours de la visioconférence sont partagées en ligne. Un enregistrement vidéo de ce moment d’échanges et de partages enrichissant s’ajoute à cette panoplie complète ! Ceci laisse l’occasion à chacun de revoir les points essentiels à son rythme et de garder à portée de main les précieuses notions évoquées.

Le webinaire : ses 5 avantages incontournables

1. Profiter d’une liberté, d’une flexibilité et d’une organisation optimales

Travailler où et quand on le désire relève en général du vœu pieux. Cependant, grâce à l’innovation croissante des moyens de communication modernes, être son propre patron devient une réalité envisageable. De fait, préparer et organiser une réunion virtuelle depuis chez soi ou son lieu de vacances est à portée de clic. La gestion du temps vous appartient !

2. Limiter les déplacements

Évidemment, la nécessité de se réunir dans un même lieu ne constitue plus un présupposé incontestable. Ainsi, nul besoin de prévoir un délai supplémentaire pour prendre en compte les éventuels bouchons ou les grèves des transports en commun. Une pièce au calme avec un mur vierge en arrière-plan et assez d’espace pour vos équipements suffisent à votre installation. Un bon café et vous êtes fin prêt ! 🙂

3. Réduire les coûts

Vous vous déplacez moins, par conséquent les divers frais disparaissent : essence, restauration, réservation de train ou location de chambre d’hôtel… Vous économisez des sommes substantielles tout en suivant votre webinaire dans le confort de votre domicile. Aussi, vous devenez maître de votre empreinte carbone et veillez à limiter votre dépense énergétique.

4. Renforcer la collaboration et l’engagement

Alors que l’on peut s’en étonner, travailler à distance resserre les liens les individus et les pousse à davantage s’investir. La prise en main des outils numériques et le partage des données permettent d’échanger aisément et de façon plus solidaire. Par ailleurs, si le déroulement du webinaire suit un fil conducteur structuré, pertinent et ludique, près de 86 % des participants se déclarent davantage impliqués, atteste une étude menée par la Harvard Business Review.

5. S’entourer des meilleurs talents à l’international

En travaillant de chez vous, vous pouvez solliciter la participation des consultants ou freelances les plus brillants à travers le monde entier. D’une part, cela vous permet d’attester de la pertinence de votre formation, reconnue par un spécialiste réputé. D’autre part, le nombre d’inscrits peut connaître une ascension irrésistible, tant votre offre leur semble adaptée et attractive.

Réunions virtuelles : les 3 inconvénients majeurs

1. Des interactions personnelles limitées

Le maintien des relations sociales s’avère extrêmement important. Or, le contact humain manque à beaucoup de personnes en télétravail. En effet, s’habituer aux visioconférences, au lieu de se rendre sur son lieu de travail, présente le risque d’appauvrir les interactions. Les conversations habituelles avec les collègues autour de la machine à café ou à la pause déjeuner font partie de la vie professionnelle. Ainsi, se retrouver seul face à son écran d’ordinateur peut se révéler difficile à vivre sur le long terme. Il devient aussi compliqué de décrypter les expressions faciales ou le langage corporel de ses interlocuteurs : des malentendus peuvent en découler.

2. Des problèmes techniques

Tout organisateur de webinaires craint de ne pas réussir à mener à bien son entretien numérique. Pourtant, aussi préparé soit-il, une connexion internet de mauvaise qualité, des pannes sur le réseau, la pixellisation des images, une qualité sonore épouvantable ou un logiciel récalcitrant peuvent entièrement gâcher une présentation.

Ces soucis techniques deviennent encore plus difficiles à gérer lorsque les participants se situent aux quatre coins du globe. En effet, le débit de chaque pays l’emporte sur la qualité de la connexion. De là, s’impose la nécessité d’un service informatique compétent intégré au site de visioconférence.

3. Des échanges à sécuriser

Lors de réunions virtuelles, les échanges de fichiers ou de données sensibles sont monnaie courante. Ainsi, il est primordial de garantir la confidentialité et la protection des téléconférences, ce qui nécessite une solution fiable et performante. Lemon, la nouvelle plateforme française, met un point d’honneur à s’assurer que vos conversations ne sont ni enregistrées, ni conservées. Ainsi, même en cas de cyberattaque, toutes vos informations vulnérables resteraient hors de portée.

Les réunions virtuelles révolutionnent le monde du travail depuis plusieurs années. La croissance extraordinaire des applications de visioconférences confirme bien qu’elles s’installent durablement dans nos habitudes professionnelles. Bien que le webinaire présente certaines limites, ses nombreux avantages l’emportent et le rendent incontournable. Par conséquent, le choix de la meilleure application s’avère indispensable. Lemon constitue ainsi la parfaite solution tout-en-un pour oser réaliser vos rêves. Ayez le courage de vos ambitions, on n’attend plus que vous !